Las prácticas ágiles funcionan porque se basan en una característica humana fundamental: la adaptación. Nuestra especie se ha adaptado a los cambios por millones de años. Desde esta perspectiva, la agilidad está en nuestro ADN y usarla a nuestro favor logrará que nuestras empresas generen alto valor.

Aun así, es necesario ser intencional para adaptarse al cambio. Si aplicas estos tres conceptos dentro del contexto ágil, tu equipo remoto tendrá grandes probabilidades de crear productos exitosos:

1. Servicio:

Recibe con entusiasmo la retroalimentación de tu clientes y compañeros. ¡Busca cómo ayudarles! 

¿Qué necesidades tienen tus clientes?

El cliente recibirá con gusto y agradecimiento tu disposición a buscar junto a él las soluciones a los nuevos retos. Anima a tu cliente a que te retroalimente con sus necesidades (que cambian con frecuencia) tanto como sea posible y aprovecha al máximo las ceremonias ágiles para obtener dicha retroalimentación. Como dice el manifiesto ágil: responder al cambio sobre seguir un plan.

Agilidad no significa lograr tanta velocidad como sea posible, sino responder al cambio (o incluso, buscarlo) para adaptarse y cambiar de dirección tan pronto sea posible.

¿Qué necesidades tienen mis compañeros?

Para construir junto a mis compañeros, necesito saber con precisión y simpleza qué están haciendo. De forma similar, para que mis compañeros puedan ayudarme con algún impedimento, necesito comunicar en qué necesito apoyo. Es por ésto que las reuniones diarias, dentro del marco ágil y especialmente en trabajo remoto, no son opcionales. La reunión diaria (o daily stand up meeting) no es un espacio de entrega de status, es la forma en cómo el equipo unirá las piezas.

2. Comunicación

¿Cómo lograr que nuestro equipo se comunique espontáneamente sin acercarse al escritorio de alguien más? Fomentando confianza.

Hay confianza dentro del equipo si cada integrante puede afirmar lo siguiente con respecto a su equipo:

      1. Sé, por experiencia, que cada uno hará lo que esté en sus manos para apoyar a otro integrante en caso éste lo necesite.
      2. Sé, por experiencia, que si hay algo que el equipo necesita saber, será comunicado a la brevedad posible por el miembro del equipo que cuente con la información.
      3. Sé que cada integrante entrega el mejor trabajo posible con los conocimientos que tiene actualmente.
      4. Entiendo que es mucho más valioso comunicar lo que pienso que se debe mejorar, que callar. Además, estoy en un espacio seguro para hacerlo.

Dentro de un contexto remoto es indispensable que la comunicación sea asegurada, desde su emisión hasta su recepción, por cada miembro del equipo. En lugar de enviar un correo con información importante, llama por teléfono o utiliza el canal de comunicación acordado por el equipo de acuerdo con el nivel de importancia y urgencia.  

El equipo debería seleccionar un solo canal de comunicación instantánea, puesto a que una mayor cantidad de notificaciones no garantiza la eficiencia de la comunicación. Además, si tienes la corazonada que alguien debería estar enterado de algo, comunícaselo: confía en ese instinto. 

Por otra parte, si eres Product Owner, comunica tus criterios de aceptación y asegúrate que sean comprendidos por los involucrados. Así, el equipo tiene una buena base que guíe las actividades relacionadas a la implementación: la conversación, la estimación y el diseño.

3. Apreciación:

¡Aprecia el tiempo, trabajo y experiencia de quienes trabajan en tu equipo!

El equipo debe buscar la colaboración sobrepasando el obstáculo de la distancia física. A continuación describo algunos preguntas que puedes hacerte dentro de tu rol ágil para verificar qué tanto practicas la apreciación hacia a tu equipo:

Scrum Master:

    • ¿Estás listo como mínimo cinco minutos antes de las ceremonias con lo necesario para llevarla a cabo (tablero, aplicación para retrospectivas remotas, herramienta para planning remoto)?
    • ¿Estás atento a la comunicación no verbal de tu equipo, usando videollamadas o escuchando con atención los tonos de voz?
    • ¿Agendas reuniones uno a uno cuando tienes la sensación que hay algo importante no se está comunicando (y no se comunicó en una retrospective), a la mayor brevedad posible?
    • ¿Comunicas, recalcas y guías a tu equipo a comprender el objetivo y valor de las ceremonias?

Product Owner:

    • ¿Eres intencional con la forma que comunicas el porqué realizar un producto o incremento de trabajo? ¿Te apoyas de gráficas, datos u objetivos a alcanzar?
    • ¿Solicitas retroalimentación sobre cómo apoyas a tu equipo, investigando si la información que proporcionas es suficiente?

Team member:

    • ¿Preparas lo que comunicarás en la daily meeting (qué hice ayer, qué haré hoy y qué me bloquea), para comunicar tu progreso y solicitudes de apoyo de forma eficiente?
    • ¿Me aseguro de dar seguimiento de mi aporte, buscando entender que mi trabajo cubrió lo que el equipo necesita?

Todos los roles:

    • ¿Entiendes el valor que tienen las ceremonias (o cualquier reunión remota que se necesite), o preguntas cuando no lo tienes claro?
    • ¿Comunico mi sentir si percibo que las ceremonias no están cumpliendo su objetivo?
    • ¿Cuido que los distractores propios del trabajo remoto no me impidan total presencia dentro de las ceremonias?
    • ¿Comunico con efectividad a mi equipo mi disponibilidad laboral (estados “ausente” o “en línea”, ausencia por razones personales, etc.)?
    • ¿Manifiesto explícitamente mi agradecimiento cuando alguien me ayudó a hacer mi trabajo más sencillo?

Estoy convencida que un equipo remoto ágil que se esfuerce en llenar los posibles vacíos de comunicación haciendo uso de la empatía y el agradecimiento, tiene gran probabilidad de crear productos valiosos.

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